MANAJEMEN
SEKOLAH
Konsep Dan Permasalahan Organisasi Dan Administrasi
oleh
: Fitri Yunizar
UNIVERSITAS
NEGRI PADANG
Email:
fitriyunizar467@yahoo.com
Abstrak
Administrasi dalam arti
sempit diambil dari bahsa Belanda administratie
yang berarti setiap penyusunan keterangan–keterangan secara sistematis dan
pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar
mngenai keterangan–keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya
antara satu sama lain. Sedangkan dalam arti luas administrasi adalah
keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atu lebih yang didasarkan asas
tertentu untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi
adalah suatu bentuk kerjasama antar sekelompok orang berdasarkan suatu
perjanjian untuk bekerjasama guna mencapai tujuan bersama yang telah
ditentukan. Dalam artikel ini dijelaskan
apa- apa saja organisasi yang terrkait dengan bimbingan dan konseling serta
bagaimana administrasinya.
Keyword: organisasi,
administrasi, bimbingan konseling
Pendahuluan
Manusia
adalah mahluk yang selalu melalukan kegiatan administrasi. Didalam kehidupannya
manusia melalukan kegiatan untuk memenuhi kebutuhannya. Permasalah
administrasai pada dasarnya sudah tumbuh sejak adanya peradaban yakni sejak
manusia melakukan hubungan sosial akan tetapi mengalami perubahan- perubahan sesuai
dengan kebutuhan manusia. Salah satu yang akan dibahas dalam konteks ini adalah
menyangkut administrasi dan organisasi dalam bimbingan dan konseling.
Kata
administrasi berasal dari dari bahasa latin yang terdiri dari ad dan minister.
Ad berarti arah atau kepada atau terhadap. Sedangkan mister berarti melayani,
membantu dan melakukan. Kaitan antara konsep administrasi dengan pelaksanaan
bimbingan dan konseling adalah penyelenggaraan bimbingan dan konseling
disekolah adalah rangkaian dari berbagai komponen / organsasi yang saling
berhubungan antara satu dengan yang lainnya dengan memiliki azas- azas atas
hubungan antara komponen dan juga memiliki prosedur dan tehnik dalam hubungan
satu dengan yang lainnya.
Kajian Teori
KONSEP ORGANISASI
Organisasi bisa diartikan suatu bentuk
kerjasama antar sekelompok orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama
guna mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan. Secara khusus, organisasi
adalah sebagai struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara
sekelompok orang pemegang posisi yang
bekerjasama secara tertentu untuk
bersama mencapai tujuan tertentu. Untuk
melaksanakan organisasi maka seorang menejer harus memperhatikan prinsip
orgnaisasi yaitu: Tujuan organisasi yakni suatu tujuan yang hanya dapat dicapai melalui daya
upaya kerjasama yang teratur dan kontinu
antara orang-orang yang bersangkutan, Ada pembagian
kerja dan penugasan kerja yang homogen,
Tugas, tanggungjawab dan
kekuasaan harus kesesuaian perimbangan.
Setiap pelimpahan kekuasaan dan tugas harus dilakukan secara
tepat dan jelas. Organisasi hendaknya mengikuti garis-garis tata-hubungan atasan-bawahan atau secara (hirarki) yang
ada. Adanya komunikasi yang baik. Kewajiban
pimpinan untuk mengadakan pengecekan terhadap pelaksanaan perintah-perintahnya.
Kontinuitas. Saling asuh antara instansi lini dan staf, Koordinasi, Orgnasasi itu hidup, Asas tahu diri, Prajudi A (1982)
Menurut Duncan (dalam Nurhijrah, 2009: 21)
organisasi adalah suatu kebersamaan dan interaksi serta saling ketergantungan
individu yang bekerja kearah tujuan yang telah ditetapkan dan hubungan
kerjasamannya telah diatur sesuai dengan struktur yang telah ditentukan. Kemudian
Schermerhon, hunt & Osborn (dalam Nurhijrah, 2009: 21) menjelaskan bahwa
organisasi adalah kumpulan orang-orang yang sedang bekerja bersama melalui
pembagian tenaga kerja untuk mencapai tujuan umum yang telah dicapai.
Dalam proses penyusunan struktur orgnanisasi ada dua
aspek utama yaitu departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi
adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan
kerja suatu organisasi agar kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat
dikerjakan bersama. Sedangkan pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan
agar setiap individu dalam orgnisasi dapat bertanggungjawab untuk dan
melaksanakan sekumpulan tugas tertentu.
T. Hani Handoko (2001) menjelaskan bahwa pengorganisasian
adalah:
1.
Penentuan
sumber daya-sumber daya dan kegiatan
yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi
2.
Perancangan
dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan membawa hal-hal
tersebut ke arah tujuan
3. Penugasan
tanggung jawab tertentu
4. Pendegelasian
wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan
tugas-tugasnya.
Tujuan organisasi, menurut Rizka A dan
Marwisni (2002) memiliki beberapa tipe, yaitu:
1. Tujuan
kemasyarakatan
Tujuan
organisasi dikaitkan dengan kebutuhan dan tujuan masyarakat. Misalnya
pembentukan sikap, apresiasi nilai dan sebagainya.
2. Tujuan
output (keluaran)
Menyangkut segala
sesuatu yang berkaitan dengan jenis-jenis keluaran organisasi dalam bentuk
fungsi-fungsi konsumen.
3. Tujuan
Sistem
Fungsi organisasi tidak
tergantung pada barang atau jasa yang
diproduksi, tetapi lebih ditekankan pada mekanisme tertentu, seperti
terkendali, ketat dan sebagainya.
4. Tujuan
Produk
Penekanan pada kualitas
atau kuantitas, gaya, ketersediaan, kenaikan dan sebagainya.
5. Tujuan
Turunan
Tujuan disusun
berkontribusi kepada suatu hal yang lebih jauh seperti kebijakan yang ditempuh sekarang akan berpengaruh pada
kemajuan di masa yang akan datang.
Pencapaian tujuan organisasi dipengaruhi oleh pelaksanaan
proses pengorganisasian. Proses ini tercermin melalui struktur organisasi yang
mencakup beberapa aspek:
1. Pembagian
kerja
2. Departementalisasi
3. Bagan
organisasi formal
4. Rantai
perintah dan satuan perintah
5. Tingkat
hirarki
6. Saluran
komunikasi
7. Penggunaan
komite
8. Rentang
manajemen dan kelompok-kelompok informal
yang tidak dapat dihindari
Organisasi
dalam Bimbingan dan Konseling adalah lembaga Bimbingan dan konseling itu
sendiri dan kegiatan yang dilakukan oleh konselor sekolah dalam pelayanan
Bimbingan dan Konseling.
HUBUNGAN DAN KEDUDUKAN ORGANISASI, ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN
Organisasi
bisa diartikan sebagai
struktur pembagian dan hubungan kerja yang didalamnya ada proses
pengadministrasian yang dikelola dengan tepat dan akurat. Di dalam organisasi
sebagai suatu badan, administrasi sangat
diperlukan agar organisasi tetap hidup dan
berkembang. Prajudi (1982)
menjelaskan bahwa administrasi terdiri dari organisasi, tata usaha dan
pengelolaan. Jadi dapat disimpulkan bahwa hubungan antara organisasi,
administrasi dan pengelolaan adalah
organisasi sebagai suatu badan memerlukan administrasi sedangkan administrasi
merupakan pengelolaan terhadap organisasi itu sendiri.
Jadi
organisasi dan administrasi merupakan satu kesatuan yang takterpisah. Dengan
kata lain organisasi mengupayakan agar semua sumber daya & administrasi dapat berdayaguna& berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan
bersama.
PERSONIL
Menurut
Prayitno (1997) personil pelaksana
pelayanan Bimbingan dan Konseling adalah segenap unsur yang terkait dalam
organigram pelayanan Bimbingan dan Konseling dengan koordinator dan Guru Pembimbing sebagai
pelaksana utamanya. Unsur-unsur tersebut adalah Personil pada
Kanwil/Kandep,misalnya Dinas Pendidikan,Kepala Sekolah, wakil kepala sekolah,
Guru Pembimbing atau Guru Kelas,Guru Mata Pelajaran, Guru Praktik, dan Wali
Kelas. Selain itu dalam pelaksanaan pelayanan bimbingan dan konseling di
sekolah bekerja sama dengan Orang Tua Wali,dan Ahli-ahli lain dalam bidang
non-bimbingan dan non-pengajaran yang terkait.
TUGAS POKOK
Masing- masing personil dalam organinasi, memiliki peran
yang berbeda. Adapun tugas- tugas tersebut dijabarkan sebagai berikut:
1. Dinas
Pendidkan: Bertugas melakukan pengawasan dan
pembinaan terhadap penyelenggaraan pelayanan bimbingan dan konseling di
satuan-satuan pendidikan.
2. Kepala
Sekolah
a. Mengkoordinir
setiap kegiatan yang diprogramkan dan berlangsung di sekolah, sehingga
pelaayanan pengajaran, latihan dan bimbingan dan konseling merupakan suatu kesatuan yang terpadu harmonis dan
dinamis.
b. Menyediakan
sarana prasarana, tenaga dan berbagai
kemudahan bagi terlaksananya pelayanan
bimbingan dan konseling yang efektif dan
efisien
c. Melakukan
pengawasan dan pembinaan terhadap perencanaan dan pelaksanaan program,
penilaian dan upaya tindak lanjut pelayanan Bimbingan dan Konseling
d. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan layanan Bimbingan dan Konseling
3. Wakil
Kepala Sekolah: Sebagai
pembantu Kepala Sekolah, wakil Kepala Sekolah membantu Kepala Sekolah
dalam melaksanakan tugasnya yang tersebut diatas.
4. Koordinator
Bimbingan dan Konseling
a.
Mengkoordinasikan para
Guru Pembimbing
1) Memasyarakatkan
pelayanan Bimbingan dan Konseling kepada
segenap warga sekolah
2)
Memprakarsai menyusun
program layanan Bimbingan dan Konseling
3)
Melaksanakan program
layanan Bimbingan dan Konseling
4)
Mengadiministrasikan
program layanan Bimbingan dan Konseling
5)
Menilai hasil
pelaksanaan program layanan Bimbingan dan Konseling
6)
Menganalisis
hasil penilainan pelaksanaan Bimbingan dan Konseling
7)
Memberikan tindak
lanjut terhadap analisis hasil penilaian Bimbingan dan Konseling
b.
Mengusulkan
kepada Kepala Sekolah dan menmgusahakan
bagi terpenuhinya tenaga, sarana prasarana, alat dan perlengkapan pelayanan Bimbingan dan Konseling.
c.
Mempertanggungjawabkan
pelaksanaan layanan Bimbingan dan Konseling kepada Kepala Sekolah.
5. Guru Mata Pelajaran dan Guru Praktik
a.
Membantu
Guru bimbingan dan konseling mengidentifikasi siswa-siswa yang memerlukan layanan
b.
Membantu
mengembangkan suasana kelas, hubungan guru-siswa dan siswa-siswa yang
menunjang pelaksanaan layanan Bimbingan dan Konseling
c.
Berpartisipasi dalam
kegiatan khusus penanganan masalah siswa seperti konferensi kasus
d.
Membantu mengumpulkan
informasi yang diperlukan dalam rangka
penilaian pelayanan Bimbingan dan Konseling dan upaya tindak lanjutnya.
6. Guru
Pembimbing/Konselor Sekolah
a.
Memasyarakatkan
pelayanan Bimbingan dan Konseling
b.
Merencanakan program
layanan Bimbingan dan Konseling
c. Melaksanakan
segenap program satuan layanan Bimbingan
dan Konseling dan
layanan pendukung
d. Menilai
proses dan hasil layanan Bimbingan dan Konseling
e. Menganalisa
hasil layanan Bimbingan dan Konseling
f. Melaksanakan
tindak lanjut hasil analisa layanan
Bimbingan dan Konseling
g. Mengadministrasikan kegiatan satuan layanan Bimbingan dan
Konseling
h. Mempertangggungjawabkan tugas dan kegiatannya kepada
Koordinator BK dan Kepala Sekolah.
7. Wali
Kelas
a. Membantu
Guru Mata Pelajaran melaksanakan peranannya dalam layanan Bimbingan dan Konseling khusus kelas
yang menjadi tanggungjawabnya
b. Membantu
memberikan kesempatan dan kemudahan bagi siswa di kelasnya untuk mengikuti layanan Bimbingan dan Konseling
c. Berpartisipasi
aktif dalam kegiatan khusus layanan Bimbingan dan Konseling
d. Mengalihtangankan
siswa keda Guru Pembimbing
STRUKTUR ORGNANISASI BK DI SEKOLAH
|
|
 |
|
|
 |
||||||||
 |
||||||||
 |
||||||||
 |
||||||||
|
||||||||
|
Keterangan
:
: Hubungan
instruksi
: Hubungan
Koordinasi
MASALAH
DAN SOLUSI
Permasalahan orgnaisasi
dalam Bimbingan dan Konseling, antara lain :
1. Perencanaan
Program layanan yang tidak sesuai dengan kebutuhan siswa
Solusi
: Guru Pembimbing /Konselor seharusnya memahami dan dapat memprediksi kebutuhan
peserta didik yang ditindaklanjuti dengan cara penyebaran angket need assessment agar layanan yang
diberikan tepat sasaran dan tepat guna.
2. Ketidakpahaman
dan ketidakterlaksanya tugas sebagai Guru Pembimbing maka ia diberi tugas
diluar wewnangnya seperti piket, razia atau menghukum siswa.
Solusi:
hendaknya Guru Pembimbing/Konselor Sekolah komitmen dengan tugas- tugasnya dan
terus berupaya mengembangkan diri
melalui belajar dan pelatihan.
3.
Kurang pahamnya Kepala
Sekolah terhadap tugas dan perannya
dalam Bimbingan dan Konseling di sekolah yaitu menyediakan sarana prsarana
untuk mempermudah pemberian layanan sehingga masih banyak ditemui di sekolah
Guru Pembimbing terpaksa mengadakan
layanan Konseling Individual di ruang
Guru.
Solusi: - hendaknya pihak yang berwenang dalam pembinaan Kepala Sekolah seperti Kanwil atau
Kandep dapat memberikan pemahaman dan pembinaan kepada Kepala Sekolah akan
tugasnya dalam Layanan Bimbingan dan Konseling.
-
Koordintor
BK harus memiliki inisiatif untuk mendiskusikan dan mengusulkan kepada Kepala
Sekolah menyangkut sarana prasarana yang diperlukan.
4.
Banyak
pihak yang kurang menyadari tujuan dari
layanan Bimbingan dan Konseling. Mereka hanya mengira bahwa layanan Bimbingan
dan Konseling hanya menyelesaikan setiap masalah yang ada pada siswa termasuk siswa terlambat, berkelahi dan sebagainya.
Solusi: Koordinator BK dan Guru Pembimbing harus
mensosialisasikan dan dapat meyakinkan pihak-pihak tentang tujuan diadakannya Layanan Bimbingan dan Konseling.
5.
Kurangnya
kepedulian dan perhatian pimpinan terhadap tugas yang telah didelegasikan,
seperti ( Dinas Pendidikan, Pengawas sekolah bidang BK ).
Solusi : Memberikan pembinaan dan memotivasi terhadap
tugas, hak serta tanggung jawab personil
sesuai dengan tupoksinya.
Konsep Administrasi BK
Pengertian administrasi menurut etimologi. Berasal
dari kata latin ad + ministrate yang
berarti melayani atau membantu, dan memenuhi. Dari kata itu terbentuk kata
benda administration dan kata sifat administrativus yang kemudian masuk
kedalam bahasa inggris administration.
(The Liang Gie dalam M. Ngalim Purwanto, 2008: 1). Perkataan itu lalu
diterjemahkakn kedalam bahasa Indonesia yaitu administrasi. Sedangkan
administrasi dalam arti sempit diambil dari bahsa Belanda administratie yang berarti setiap penyusunan keterangan–keterangan
secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk
memperoleh suatu ikhtisar mngenai keterangan–keterangan itu dalam
keseluruhannya dan dalam hubungannya antara satu sama lain. Sedangkan dalam
arti luas administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atu
lebih yang didasarkan asas tertentu untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut
Veithzal Rivai & Sylviana Murni (2001: 321) unsur-unsur yang terkandung
dalam administrasi yaitu:
a. Adanya kegiatan bersama yang dilakukan sekelompok manusia
b. Adanya penataan atau pengaturan dalam kerja sama
c. Adanya tujuan yang hendak dicapai dari kegiatan kerja
sama tersebut
Kaitan antara konsep administrasi dengan pelaksanaan
Bimbingan konseling adalah penyelenggaraan kegiatan bimbingan dan konseling
adalah rangkaian dari berbagai komponen yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya (sebagai suatiu sistem)
dengan memiliki asas-asas atas hubungan antar komponen dan juga memiliki
prosedur dan teknik dalam berhubungan antara satu dengan lainnya, Misalnya
dalam kaitan proses pemberian layanan informasi dan layanan konseling
perorangan atau layanan lainnya
memerlukan asas, memiliki prosedur dan
teknik tertentu dalam suatu sistem.
Proses Administrasi BK
Menurut Slamet (1961) proses administrasi adalah sebagai berikut :
1.
Kegiatan-kegiatan
terencana dari orang-orang/kelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
bersama
2.
Penyusunan
dan pengunaan tenaga manusia dan benda-benda secara sistematis untuk mencapai
tujuan tersebut dengan biaya yang berupa uang tenaga dan waktu yang sedikit-dikitnya
3.
Menetapkan
kebijaksanaan, susunan organisasi dan pemakaian alat yang terdiri dari manusia,
benda-benda dan uang.
Kaitan proses administrasi dengan Bimbingan dan Konseling :
1. Perencanaan dalam BK yang dimaksud disini, misalnya
pembuatan program dan pelaksanaannya melalui kerjasama yang baik antar personil
sekolah
2. Melaksanakan layanan konseling sesuai dengan prosedur
yang seharusnya dilakukan dengan memperhatikan kebutuhan klien (siswa)
3. Adanya susunan organisasi BK dan kebijakan yang
dibuat bersama seluruh personil BK.
Personil Pelaksana BK
Adapun yang termasuk dalam personil pelaksana dalam
kegiatan Bimbingan konseling menurut Thantawy R (1995, 95-98), adalah :
1.
Kepala
Sekolah sebagai manajer sekolah mempunyai wewenang dan
berkewajiban dalam program layanan bimbingan dan konseling terutama dalam hal
sebagai berikut:
a.
Membuat
kebijaksanaan tentang program layanan bimbingan dan konseling agar dapat
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
b.
Menunjuk
guru pembimbing senior sebagai personil yang bertanggung jawab secara
operasional untuk membantu kegiatan koordinasi program dan mengatur pembagian
tugas di kalangan guru pembimbing serta
kerjasama dengan guru mata pelajaran
c.
Mengkordinasikan
pelaksanaan layanan bimbingan dan
konseling yang telah diprogramkan agar kegiatan layanan itu merupakan suatu
kesatuan dengan program sekolah secara keseluruhan.
d.
Menyediakan
dana, melengkapi sarana dan prasarana pelaksanaan bimbingan konseling
e.
Membuat
surat tugas pada awal semester untuk pembagian kerja dan mengatur beban tugas bagi
guru pembimbing.
f.
Memberikan
keterangan atau bukti fisik untuk penghitungan angka kredit tentang pelaksanaan
tugas dalam setiap akhir semester
g.
Memimpin
evaluasi keberhasilan program layanan bimbingan dan konseling sebagai bagian
dari program sekolah.
h.
Mengadakan
kegiatan dan pembinaan, pengawasan, superpisi bagi para staf bimbingan da para guru.
i.
Mengadakan
kerjasama dengan instansi atau pihak lain di luar sekolah demi terselenggaranya
program bimbingan dan konseling.
j.
Melaksanakan
bimbingan dan konseling terhadap 40 siswa bagi kepala sekolah yang berlatar belakang (pendidikan bimbingan dan konseling).
2.
Wakil kepala sekolah
Dalam program layanan bimbingan dan konseling wakil
kepala sekolah mempunyai tugas membantu kepala sekolah dalam hal :
a.
Memberikan
layanan orientasi seperti pengenalan sekolah dengan lingkungannya, tata tertib
dan disiplin yang ditegakkan di sekolah
b.
Mengkordinasikan
pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling kepada semua personil sekolah yang terkait.
c.
Pelaksanaan
layanan bimbingan dan konseling seperti
bimbingan kelompok, widyawisata, kelompok ilmiah remaja, informasi dunia kerja
dan informasi pendidikan
d.
Pelaksanaan kebijakan pimpinan sekolah terutama dalam pelaksanaan
layanan bimbingan dan konseling.
3.
Koordinator Bimbingan dan Konseling
:
a.
Mengkordinasikan
para guru pembimbing atau konselor dalam :
1)
Memasyarakatkan
pelayanan bimbingan kepada segenap
waraga sekolah, orang tua siswa dan masyarakat
2)
Menyusun
program bimbingan konseling (program satuan
layananan dan kegiatan pendukung, mingguan, bulanan, semesteran dan
tahunan).
3)
Melaksanakan
program bimbingan dan konseling
4)
Mengadministrasikan
pelayanan bimbingan dan konseling
5)
Menilai
program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling
6)
Memberikan
tindak lanjut terhadap hasil penilaian.
b.
Mengusulkan
kepada kepala sekolah dan mengusahakan
bagi terpenuhinya tenaga, prasarana dan sarana, alat dan perlengkapan
pelayanan bimbingan konseling
c.
Mempertanggung-jawabkan
pelaksanaan pelayanan bimbingan dan konseling kepada kepala sekolah.
4.
Guru
Pembimbing/ Konselor Sekolah
a.
Memasyarakatkan
pelayanan Bimbingan dan Konseling
b.
Merencanakan program
layanan Bimbingan dan Konseling
c.
Melaksanakan
segenap program satuan layanan BK dan
layanan pendukung
d.
Menilai proses dan
hasil layanan Bimbingan dan Konseling
e.
Menganalisa hasil
layanan Bimbingan dan Konseling
f.
Melaksanakan tindak
lanjut hasil analisa layanan Bimbingan
dan Konseling
g.
Mengadministrasikan
kegiatan satuan layanan Bimbingan dan Konseling
h.
Mempertangggung-jawabkan
tugas dan kegiatannya kepada Koordinator BK
5.
Wali
Kelas
a.
Ikut
serta dalam konferensi kasus
b.
Memberi
informasi atau data baik kepada kepala sekolah maupun kepada guru pembimbing
tentang data siswa yang mempunyai problem pada kelas yang menjadi tanggung
jawabnya.
c.
Membantu
guru pembimbing dalam pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling terutama pada
siswa-siswa yang berada dalam kelas asuhannya
d.
Menerima
dan mendokumentasikan siswa-siswa yang perlu mendapat perhatian di kelasnya
karena mempunyaoi problem.
e.
Menginformasikan
kepada para guru mata pelajaran tentang siswa yang perlu diperhatikan secara
khusus berkenaan dengan masalah siswa.
6.
Guru
Mata Pelajaran
a.
Membantu
guru pembimbing dalam mengidentifikasikan siswa yang memerlukan layanan
bimbingan dan konseling
b.
Membantu
memberikan data atau informasi siswa baik individual maupun kelompok untuk
keperluan layanan
c.
Membantu
pelaksanaan treatment kepada siswa melalui proses belajar mengajar
d.
Memberikan
pengajaran perbaikan 9remedial teaching) ataupun pengayakan dalam rangka
pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling
e.
Mengikuti
konferensi kasus siswa teruama bagi guru yang mengajar pada kelas dimana
persoalan siswanya dibicarakan dalam konferensi kasus.
f.
Mengalihtangankan
siswa yang memerlukan layanan bimbingan dan konseling kepada guru pembimbing
g.
Berpartisipasi
dalam upaya pencegahan munculnya masalah siswa, dalam pengembangan potensi dan
turut bertanggung jawab dalam upaya mengatasi masalah siswa di sekolah
7.
Tenaga Administrasi :
a.
Membantu
menyediakan/menggandakan format-format yang diperlukan untuk keperluan layanan
bimbingan dan konseling.
b.
Menerima,
menyimpan dan memberikan data atau informasi yang diperlukan untuk kelancaran
program layanan
c.
Menyiapkan
administrasi/surat-surat dalam rangka program layanan bimbingan dan konseling.
d.
Membantu
melengkapi dokumen tentang siswa seperti cacatan komulatif siswa
e.
Membantu
menyiapkan sarana seperti alat penyimpan data, ruangan dan segfala peralatannya
untuk berbagai keperluan seperti
konferensi kasus, ceramah dan sebagainya.
Kegiatan Administrasi BK
Kegiatan administrasi merupakan kegiatan-kegiatan
yang sudah direncanakan dalam rangka pencapaian tujuan. Umumnya kegiatan ini
sangat bervariasi sesuai dengan kebutuhan. Kaitan dengan kegiatan bimbingan
konseling kegiatan ini biasanya sudah tertuang dalam program tahunan, semester, bulanan, mingguan dan
satuan pelayanan. Namun ada beberapa hal yang pokok diantaranya yang dilakukan
dalam kegiatan bimbingan konseling di sekolah, antara lain :
a.
Pencacatan
data pribadi siswa (dengan angket) yang kemudian dihimpun dalam buku pribadi
(cumulative record) secara teratur dan sistematis
b.
Membuat
catatan kejadian siswa (catatan anekdot) tentang tingkah laku siswa dalam kelas
selama proses belajar mengajar yang dibuat oleh guru bidang studi yang kemudian
dihimpun dalam bentuk observasi mingguan
c.
Melaksanakan
studi kasus atau analisis buku pribadi siswa oleh konselor.
d.
Mengolah
data hasil sosiometri yang berupa sosiogram yang dibuat oleh wali kelas
kemudian dimasukan ke dalam buku pribadi siswa sebagai salah satu bahan studi
kasus.
e.
Mengolah
data hasil wawancara, daftar presensi, daftar nilai raport (legger) yang dibuat
oleh wali kelas kemudian dimasukan dalam kartu pribadi siswa.
f.
Mengolah
data hasil kunjungan rumah (home visit) yang diselenggarakan oleh wali kelas
yang kemudian dihimpun dalam catatan pribadi siswa
g.
Mengolah
hasil pemeriksaan dari petugas khusus (Psikiater, Tester, Petugas Kesehatan)
yang kemudian dihimpun dalam buku pribadi siswa.
h.
Membuat
laporan bulanan, semester, dan tahunan.
i.
Data-data,
informasi yang berasal dari berbagai sumber dan telah dikumpulkan dalam buku
pribadi, hendaknya diperiksa oleh Kepala Sekolah, sehingga terwujud kerjasama antara semua staff dalam
mempelajari buku pribadi siswa serta menemukan dan memecahkan berbagai kasus
yang dihadapi oleh para siswa.
Masalah
dan Solusi dalam Administrasi BK
1.
Masalah
Masalah yang sering dirasakan dalam kaitan dengan
kegiatan administrasi bimbingan dan konseling di sekolah, adalah :
a.
Berkaitan
dengan kompetensi guru pembimbing yaitu
kurang mampunya petugas bimbingan
dalam mengidentifikasi dan juga dalam melakukan penilaian baik itu catatan hasil konseling, laiseg,
laijapen, laijapang. Umumnya diperoleh secara lisan setelah konseling.
b.
Sarana
dan prasarana (tidak ada ruangan khusus konseling, tempat penyimpanan khusus
data) ini juga menjadi terganggungnya asas kerahasiaan dan keinginan siswa
datang untuk berkonsultasi.
c.
Kurangnya
dana dalam mendukung kegiatan layanan konseling karena kegiatan Bimbingan dan
konseling tidak dilakukan assesmen terlebih dahulu
d.
Berkaitan
dengan asas kerahasiaan klien yang datangnya dari wali kelas, lalu
dikonsultasikan kepada guru BK, selanjutnya
wali kelas meminta hasil konseling
dari guru pembimbing padahal siswa keberatan masalahnya diberitahukan.
e.
Koordinasi
dan kerjasama antara guru pembimbing dengan guru pembimbing lainnya dalam melayani siswa nampaknya belum
menunjukkan kesamaan visi dan misi dalam pelayanan konseling secara menyeluruh,
disebabkan tidak mempunyai jadwal pertemuan secara berkala.
2. Usaha Mengatasinya :
a.
Mengikutsertakan
guru BK dalam seminra, workshop, dan pelatihan terkait pengadministrasian BK.
b.
Mengusahakan
penyediaan sarana dan prasarana yang memadai, seperti penyediaan ruang
konseling yang memadai, tempat penyimpanan data-data peserta didik yang bisa
menjaga segala kerahasiaannya. Agar mendapat dukungan dari kepala sekolah
koordinator BK dan guru-guru BK harus mampu menunjukkan unjuk kerja dengan
terlebih dahulu melakukan assesmen terhadap kebutuhan-kebutuhan yang saat ini
sedang dilakukan berdasarkan layanan-layanan yang ada.
c.
Meningkatkan
kualifikasi guru dengan mengikuti Musyawarah Guru Pembimbing (MGP), seminar,
pelatihan, pendidikan profesi
d.
Seorang
guru pembimbing dalam menanggapi pertanyaan dari wali kelas dan personil
sekolah lainnya harus mampu mempertahankan kerahasiaan siswa dengan memberikan
jawaban yang bijaksana, yaitu jawaban yang dimungkinkan menguntungkan semua
pihak
e.
Perlu
ditingkatkan musyawarah melalui rapat kordinasi setiap bulannya oleh
koordinator BK, disini dibahas permasalahan-permasalahan yang ditemukan dalam
kegiatan bimbingan konseling. di sekolah dan bagaimana meningkatkan
kinerja guru pembimbing dengan berbagai
cara, salah satunya yang dikirimkan dalam kegiatan MGP maupun dikegiatan
seminar sebaiknya memberikan sumbangan hasil pada teman-teman lainnya.
Kesimpulan
Kata
administrasi berasal dari dari bahasa latin yang terdiri dari ad dan minister.
Ad berarti arah atau kepada atau terhadap. Sedangkan mister berarti melayani,
membantu dan melakukan. Kaitan antara konsep administrasi, organisasi dengan
pelaksanaan bimbingan dan konseling adalah penyelenggaraan bimbingan dan
konseling disekolah adalah rangkaian dari berbagai komponen / organsasi yang
saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya dengan memiliki azas- azas
atas hubungan antara komponen dan juga memiliki prosedur dan tehnik dalam
hubungan satu dengan yang lainnya.
Jadi,
bimbingan konseling yang baik akan terselenggara apabila komponen dan
organisasi yang ada didalamnya atau yang terkait, bisa di adminstrasikan dengan
baik.
EYEL- YEL
LIRIK: BERTANAM JAGUNG
AYO KAWAN KITA SEMUA
BELAJAR
MANAJEMEN BK
TENTANG ORGANISASI
ADA ADMINISTRASI
SERTA BANYAK JUGA MASALAHNYA
MARI KITA SELESAIKAN MASALAH
AGAR SEMUAMENJADI INDAH
MARI- MARI BELAJAR BERSAMA
SELESAIKAN MASALAH YANG ADA
KEPUSTAKAAN
M. Ngalim Purwanto. 2008. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: Remaja Rosdakarya.
G.R. Terry &
L.W. Roe. 2001. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
Prajudi
Atmosudirdjo. 1982. Adminstrasi dan Manajemen Umum. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Prayitno,dkk. 1997. Buku II.Layanan Bimbingan dan Konseling.
( Seri Pemandu Pelaksanaan Bimbingan dan Konseling di Sekolah ).
Syaiful Sagala. 2000. Administrasi Pendidikan
Kontemporer. Bandung: CV Alfabeta.
Ridwan. 2004. Penanganan Efektif Bimbingan dan Konseling
di Sekolah. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Rizka Ahmad dan
Marwisni Hasan. 2002. Pengelolaan Program
BK (bahan ajar). Padang: Jurusan BK FIP UNP.
T. Hani Handoko.
2001. Manajemen. Yogyakarta:
BDFE.
Thantawy R. 1995. Manajemen Bimbingan dan Konseling.
Jakarta: PT Pamator Presindo.
WS Wingkel. 1997. Bimbingan dan Konseling di Institut Pendidikan.
Jakarta: Grasindo.
Veithzal Rivai & Sylviana Murni. 2010. Education Management Analisi Teori dan
Praktik. Jakarta : Rajawali Pers.
